يتناول هذا المقال أهمية إدارة الأزمات في تخطيط الفعاليات، ويعرض أساليب فعّالة للتخطيط لمواجهة الطوارئ المحتملة، ويوضح الطرق الصحيحة للاستجابة والتعافي بهدف تقليل الأضرار.
تشمل الفعاليات، سواء كانت مؤتمرات للشركات أو مهرجانات موسيقية أو حفلات زفاف أو إطلاق منتجات، العديد من العناصر والمشاركين. وكلما زادت درجة التعقيد، زادت احتمالية وقوع مشكلات. وتشمل إدارة الأزمات تحديد الأحداث غير المتوقعة وتقييمها والتعامل معها بما يحافظ على نجاح وسلامة الحدث.
تضمن إدارة الأزمات الفعّالة في تخطيط الفعاليات ما يلي:
الحفاظ على سلامة وأمن الموردين والموظفين والحضور.
تقليل الاضطراب في مجريات الحدث.
حماية سمعة الفعالية وصورة علامتها.
خفض التكاليف الناتجة عن الأزمات.
الالتزام بالمتطلبات التنظيمية والقانونية.
إن فهم أنواع الأزمات الأكثر شيوعًا التي قد تؤثر على الفعاليات يساعد المنظمين على الاستعداد بشكل أفضل، ومن أبرزها:
الكوارث المرتبطة بالطقس: العواصف، الفيضانات، موجات الحر أو البرد.
الأعطال التقنية: انقطاع الكهرباء، تعطل أنظمة الصوت، أو فشل الحواسيب.
الحالات الطبية الطارئة: الأمراض، الحوادث أو إصابات المشاركين.
المخاطر الأمنية: الإرهاب، الاعتداءات العنيفة، أو إدارة الحشود.
فشل الموردين أو الإمدادات: إلغاء في اللحظة الأخيرة أو فشل في التسليم.
أزمات العلاقات العامة: انتشار سلبي على وسائل التواصل أو في الإعلام.
الأزمات اللوجستية: إضرابات النقل، مشكلات المكان، أو مشاكل التصاريح.
الاستعداد هو الركيزة الأساسية لإدارة الأزمات الفعّالة، وتشمل الخطوات الأساسية:
إجراء تقييم للمخاطر
تحديد جميع المخاطر المحتملة عبر دراسة الموقع، وأنماط الطقس، وحجم الجمهور، ونوع الفعالية، مع استخدام مصفوفة المخاطر لتقدير احتمالية وتأثير كل خطر.
وضع خطة لإدارة الأزمات
إعداد خطة شاملة تتضمن:
تحديد أدوار ومسؤوليات الفريق.
تنظيم التواصل الداخلي والخارجي.
وضع إجراءات الاستجابة لكل نوع أزمة.
تحديد مسارات الإخلاء وإجراءات السلامة.
قائمة بأرقام الطوارئ للمرافقين والخدمات.
تدريب الموظفين
إجراء تدريبات ومحاكاة عملية مع فريق العمل والمتطوعين للتأكد من معرفتهم بالخطة، ومسارات الإخلاء، وأنظمة الاتصال.
إنشاء قنوات اتصال فعّالة
تجهيز وسائل متعددة للتواصل مثل أجهزة اللاسلكي، الهواتف المحمولة، وأنظمة الإذاعة. وتعيين متحدث رسمي للتعامل مع الإعلام والجمهور.
إعداد خطط بديلة
توفير بدائل للطاقة، التموين، النقل، والأمن. على سبيل المثال، تجهيز مولدات كهرباء احتياطية أو أماكن بديلة في حال تعذر استخدام الموقع الرئيسي.
عند حدوث أزمة، يمكن أن تحدد الاستجابة الأولى مسار الحدث بأكمله:
التحلي بالهدوء وتقييم الوضع
جمع المعلومات بسرعة لمعرفة حجم الأزمة ونطاقها قبل اتخاذ القرارات.
تفعيل فريق إدارة الأزمات
تكليف الفريق المحدد مسبقًا بتنفيذ الخطة، مع تحديد واضح للمهام لتجنب التكرار وتحقيق الكفاءة.
التواصل السريع والواضح
إبلاغ الفريق، الحضور، والموردين بما يحدث والإجراءات المتخذة، مع تجنب نشر معلومات غير مؤكدة.
تطبيق إجراءات السلامة
ضمان أمن الحضور عبر الإخلاء عند الضرورة، تقديم الإسعافات الأولية، والتنسيق مع خدمات الطوارئ.
توثيق جميع الإجراءات
تسجيل القرارات، والإجراءات، ووسائل الاتصال المستخدمة، لتكون مرجعًا بعد الفعالية أو في حال وجود قضايا قانونية.
بعد إزالة الخطر المباشر، يبدأ التركيز على التعافي والتقييم:
استعادة النشاط الطبيعي
استئناف الفعالية عند الإمكان وإبلاغ الحضور وأصحاب المصلحة بأي تغييرات في الجدول أو الموقع.
مساعدة المتضررين
تقديم الدعم اللازم، سواء كان علاجًا طبيًا، استشارات، أو تعويضات، مما يعزز الثقة والسمعة.
إجراء مراجعة بعد الأزمة
عقد جلسة مع الفريق لتقييم الأداء وتحديد نقاط القوة والضعف.
تطوير خطة إدارة الأزمات
تعديل وتحسين الخطة بناءً على الخبرات المكتسبة استعدادًا للمستقبل.
بناء علاقات قوية مع الموردين وطاقم المكان.
استخدام التكنولوجيا لمراقبة الفعالية وتحديث المعلومات لحظيًا.
الاستعانة بخدمات أمنية احترافية.
متابعة وسائل التواصل الاجتماعي لرصد الشائعات والمخاطر المحتملة.
الحصول على تغطية تأمينية شاملة لمختلف أنواع المخاطر.
تلعب التكنولوجيا دورًا مهمًا في تعزيز إدارة الأزمات، من خلال:
أنظمة التنبيه عبر الهاتف المحمول للتواصل الفوري.
كاميرات المراقبة للمتابعة المباشرة.
تطبيقات متابعة الطقس للتنبؤ بالمخاطر البيئية.
برامج إدارة الفعاليات لتنظيم اللوجستيات وتوزيع الأخبار.
تتطلب إدارة الأزمات في تخطيط الفعاليات التوقع، التحضير، والاستجابة السريعة. من خلال التقييم الدقيق للمخاطر، والتخطيط المحكم، وتدريب الفريق، واستخدام التكنولوجيا، يمكن تحويل المواقف الحرجة إلى تجارب يمكن التعامل معها بفعالية.
تذكر أن الأزمات غير متوقعة، لكن استجابتك يمكن أن تكون مدروسة. وبالتحضير الجيد، يمكنك حماية فعاليتك وضمان نجاحها مهما كانت التحديات.
للاحتراف في إدارة الأزمات في تخطيط الفعاليات أو تطوير مهاراتك، يمكنك الاستفادة من الدورات التدريبية في إدارة الفعاليات التي يقدمها معهد لندن كراون للتدريب حيث إن الاستعداد هو أفضل وسيلة لضمان نجاح أي حدث.
